HUISHOUDELIJK REGLEMENT

 

1. Benaming 

De ouderraad met de benaming “Ouderraad van de Sinte-Maartenschool te Meise” is een officieel participatieorgaan van de Sinte-Maartenschool te Meise, georganiseerd onder de VZW Sinte-Maarten. 

2. Zetel 

De zetel van de ouderraad is gevestigd op het adres van de VZW Sinte-Maarten: 

Ouderraad Sinte-Maartenschool Limbosweg 13 1860 Meise 

3. Doelstelling 

De basisdoelstelling van de ouderraad is het bevorderen van de samenwerking tussen ouders en school en het meewerken aan het verwezenlijken van een opvoedingsgemeenschap, met het onderwijs- en opvoedingswelzijn van alle leerlingen voor ogen. Daarom hecht de ouderraad een groot belang aan een goede relatie met de inrichtende macht en het schoolbestuur, de directie en de leerkrachten van de school. 

De ouderraad wil de betrokkenheid van ouders bij de school verhogen met het oog op een betere participatie van ouders en het optimaliseren van het onderwijs- en opvoedingswelzijn van de kinderen. 

De ouderraad heeft als doel het participatief klimaat op school te stimuleren. 

Concreet betekent dit dat de ouderraad de volgende vier kerntaken zal opnemen: 

1. Informeren en communiceren over het lokale schoolgebeuren en eigen werking, met alle ouders. 

2. Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen. 

3. De lokale school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam. 

4. Inspraak van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden, onder andere door de schoolraad te adviseren. 

 

4. Samenstelling van de ouderraad 

4.1. Elke ouder die kinderen ingeschreven heeft op de school kan zich kandidaat stellen voor de ouderraad. 2 

 

4.2. De ouderraad bepaalt of er een maximum aantal leden vastgelegd wordt en hoeveel het maximum aantal bedraagt. De ouderraad streeft naar een maximale participatiegraad: voor zover dit de werking van de ouderraad niet verhindert, wordt vermeden een maximum aantal leden vast te leggen. 

Indien het aantal kandidaten het aantal te begeven plaatsen niet overschrijdt, zijn alle kandidaten van rechtswege verkozen. Indien het aantal kandidaten het aantal plaatsen overschrijdt, moet men overgaan tot democratische verkiezingen, die georganiseerd worden in samenspraak met de schooldirectie. 

4.3. Op uitnodiging van de ouderraad nemen de directie, een afgevaardigde van het schoolbestuur en een afvaardiging van de personeelsleden deel aan de vergaderingen van de ouderraad, in een raadgevende functie. 

4.4. Ouders die tegelijkertijd in dezelfde school, volwaardig deel uitmaken van de inrichtende macht of van het schoolbestuur, of tot het personeel behoren, kunnen aanwezig zijn op de ouderraad met raadgevende stem. 

4.5. Het mandaat in de ouderraad geldt voor vier jaar en is hernieuwbaar. Het eindigt wanneer de ouder niet meer voldoet aan de voorwaarden van het decreet betreffende participatie op school en de Vlaamse Onderwijsraad (goedgekeurd op 01/04/2004), te weten als het betrokken lid geen kind meer heeft op de school of als hij (zij) zich niet aan de doelstellingen van de ouderraad houdt. 

4.6. De ouderraad staat in voor de jaarlijkse vernieuwing en aanvulling van zijn samenstelling. Ouders mogen op elk moment van het jaar toetreden, voor zover een eventueel maximum aantal leden niet bereikt is. 

4.7. Van de leden van de ouderraad wordt verwacht dat zij de vergaderingen op regelmatige basis bijwonen. 

5. Bestuurssamenstelling en vertegenwoordigingen 

5.1. De ouderraad verkiest op de laatste vergadering van het schooljaar op een democratische wijze de bestuursleden voor het volgende werkingsjaar. Het bestuur bestaat minstens uit een voorzitter, een secretaris en een penningmeester. Bij voorkeur wordt minstens één ondervoorzitter en een VCOV afgevaardigde aangeduid, alsook eventueel andere bestuursleden (werkgroepverantwoordelijken, klasafgevaardigden,…). 

5.2. Het bestuur stelt alle nuttige en nodige daden met betrekking tot het beheer en de goede werking van de ouderraad, en dit in de geest van dit huishoudelijk reglement. Daarbij kunnen bepaalde taken met betrekking tot de dagelijkse werking of specifieke activiteiten worden gedelegeerd aan één of meerdere bestuursleden of leden van de ouderraad. 

5.3. Ouders die tegelijkertijd in dezelfde school volwaardig deel uitmaken van de inrichtende macht of het schoolbestuur, of tot het personeel behoren, kunnen geen bestuursfunctie waarnemen. 

5.4. De ouderraad duidt in haar midden de afgevaardigden van de ouders in de schoolraad aan. Dit mandaat geldt voor 4 jaar. Indien de afgevaardigde niet langer aan de voorwaarden om lid te zijn van de schoolraad voldoet, verkiest de ouderraad een nieuwe afgevaardigde. 

5.5. De afgevaardigden van de ouders in de schoolraad vertegenwoordigen de belangen van de ouders binnen deze schoolraad. Zij houden hun adviezen en initiatieven in deze schoolraad in lijn met de visie die leeft binnen de ouderraad. In principe worden standpunten en initiatieven daarom vooraf afgestemd in de vergaderingen van de ouderraad, of indien de tijd dit niet toelaat, in een ad-hoc overleg met het bestuur van de ouderraad. Bij fundamentele twijfel wordt geen standpunt ingenomen vooraleer terug te koppelen naar de ouderraad of het bestuur. De afgevaardigden van de ouders in de schoolraad brengen bij elke zitting van de ouderraad verslag uit 3 

 

over de werkzaamheden, de ingenomen standpunten en de werkagenda binnen de schoolraad. 

5.6. Een ouder die zelf (of wiens echtgenoot) deel uitmaakt van de inrichtende macht of personeelslid is van de school kan niet afgevaardigd worden naar de schoolraad. 

6. Bevoegdheden van de ouderraad 

6.1. De ouderraad kan op vraag van en ten behoeve van de schoolraad en op eigen initiatief advies uitbrengen over alle onderwerpen waarvoor de schoolraad bevoegd is. Na ontvangst van een geschreven advies geeft het schoolbestuur een gemotiveerd antwoord binnen de 30 kalenderdagen. Deze termijn wordt geschorst gedurende de schoolvakanties. 

6.2. Verder zal de ouderraad het participatief klimaat op school stimuleren door volgende taken: 

a. Informeren en communiceren over het lokale schoolgebeuren met alle ouders. 

b. Ontmoetingsactiviteiten organiseren, zodat de ouders elkaar en de school leren kennen. 

c. De school ondersteunen, zowel financieel als door hulp te bieden, dit in overleg met het schoolteam. 

d. Inspraak van ouders in het lokale schoolbeleid in goede banen leiden. 

 

7. De vergaderingen van de ouderraad 

7.1. De bestuursleden staan in voor het vlotte verloop van de vergaderingen van de ouderraad. 

7.2. De ouderraad vergadert minimum 6 keer per schooljaar en bij voorkeur voorafgaand aan elke vergadering van de schoolraad. 

7.3. De secretaris, in overleg met de bestuursleden, staat in voor de opmaak en verspreiding van de uitnodiging van de vergaderingen van de ouderraad. De uitnodiging bevat de agenda, de plaats, de datum en het uur van de bijeenkomst en zo nodig bijbehorende documenten en nota’s. 

De uitnodiging wordt in beginsel verstuurd ten minste 6 kalenderdagen vóór de bijeenkomst. 

7.4. De agenda wordt opgemaakt door de voorzitter, in samenspraak met de andere bestuursleden. Alle leden van de ouderraad kunnen agendapunten indienen. Vaste agendapunten zijn: goedkeuring vorig verslag, mededelingen van de directie, vorige en komende activiteiten, varia en rondvraag. Andere agendapunten kunnen zijn: VCOV nieuws, verslag van de vorige schoolraad, voorbereiding van de volgende schoolraad, verslag van werkgroepen, en andere. 

Indien nodig worden ervaringsdeskundigen of experten uitgenodigd mbt specifieke onderwerpen. 

8. Algemene oudervergadering 

In het begin van elk werkingsjaar organiseert de ouderraad een algemene ouderbijeenkomst, waarop alle ouders worden uitgenodigd. 

Op deze vergadering worden de activiteiten van het vorige en het huidige schooljaar toegelicht, en worden ouders uitgenodigd zich kandidaat te stellen voor de ouderraad. 

9. Besluitvorming 

In alle vergaderingen wordt gestreefd naar een consensus, of bij gebreke daaraan, wordt er beslist op basis van 4 

 

democratische stemming bij gewone meerderheid. 

10. Verslaggeving 

10.1. De secretaris, in overleg met de bestuursleden, staat in voor de aanmaak en verspreiding van het verslag van de vergaderingen naar alle leden van de ouderraad, naar de leerkrachten en naar alle ouders via de website van de ouderraad of van de school. De papieren versie kan ook op eenvoudig verzoek worden verkregen. 

10.2. De ouderraad is verantwoordelijk voor de verslaggeving van zijn activiteiten en het bekendmaken van zijn standpunten aan alle ouders van de school. Dit gebeurt via de website van de ouderraad en/of de school of op eenvoudig verzoek. 

11. Financiën 

11.1. De ouderraad staat in voor het verwerven van de financiële middelen die vereist zijn om haar opdrachten en werking mogelijk te maken. Daartoe organiseert zij o.m. allerlei activiteiten van sociale, ontspannende of culturele aard, doet zij een beroep op sponsors of doet zij een beroep op subsidies vanwege lokale culturele raden of andere instanties, enz… 

11.2. Het bestuur van de ouderraad is gemachtigd om duidelijke afspraken vast te leggen met het bestuur van de VZW Sinte-Maarten (het “schoolbestuur”) omtrent het beheer van de financiële middelen die dankzij de activiteiten van de ouderraad worden verworven. 

Die afspraken omvatten minstens volgende elementen: 

- de ouderraad staat autonoom in voor het beheer van haar financiële middelen. Zo beslist de ouderraad autonoom over de reservering of besteding van deze financiële middelen, uiteraard steeds conform de bepalingen van dit huishoudelijk reglement. 

- het schoolbestuur zal minstens één afzonderlijke bankrekening aanhouden voor het exclusief gebruik door de ouderraad. De ouderraad verbindt zich ertoe de financiële middelen waarover zij beschikt via deze rekening te beheren. Het schoolbestuur verleent een exclusieve beheersvolmacht voor deze rekening(en) aan minstens twee leden van de ouderraad, waaronder de penningmeester. 

- de ouderraad zal op verzoek van de schooldirectie of het schoolbestuur uiteraard alle nodige rapportering verrichten omtrent de financiële situatie van de ouderraad, met het oog op het houden van een correcte boekhouding. 

- het schoolbestuur sluit alle nodige verzekeringen af ter dekking van de risico’s verbonden aan de activiteiten van de ouderraad en de vrijwilligers die de ouderraad daarvoor kan inschakelen. 

11.3. De penningmeester doet alle betalingen voor rekening van de ouderraad. Uitgaven die op jaarbasis meer dan € 1.250,- bedragen, dienen voorafgaandelijk de uitdrukkelijke goedkeuring te hebben van het bestuur, en mee getekend zijn door de voorzitter. 

11.4. Alle in- en uitgaven worden in een kasboek ingeschreven. Van elke uitgave wordt een bewijs bijgehouden. 

11.5. De ouderraad zal de middelen die ze verwerft als een goed huisvader beheren en in het bijzonder waken over een voldoende reservering om de jaarlijkse werkingskosten van de ouderraad blijvend te kunnen dragen. Het saldo van de ouderwerking blijft positief. 5 

 

11.6. De middelen die de ouderraad verwerft, worden prioritair besteed aan het ouderverenigingswerk in de breedste zin van het woord en moeten uiteraard rechtstreeks of onrechtstreeks ten goede komen aan het opvoedings- en onderwijswelzijn van de leerlingen van de school. 

11.7. Op de eerste vergadering van elk schooljaar, zal een nota worden voorgelegd aan de ouderraad over de geplande activiteiten van het komende werkingsjaar, alsmede, voor zover reeds beslist, de besteding van de opbrengsten. Deze nota zal ook voorgelegd worden aan het schoolbestuur ter goedkeuring. In de loop van het schooljaar kan uiteraard beslist worden over bijkomende activiteiten, bijzondere acties of bestedingen. 

Alle activiteiten van de ouderraad worden georganiseerd in overleg met de schooldirectie en/of het schoolbestuur. 

11.8. Op de laatste vergadering van elk schooljaar, zal een financieel verslag voorgelegd worden aan de leden van ouderraad. 

11. Informatieplicht aan vrijwilligers 

Voor de verzekering van aansprakelijkheid van vrijwilligers op activiteiten van de ouderraad, wordt verwezen naar de bepalingen omtrent verzekeringen in het schoolreglement. De ouderraad voorziet geen enkele vergoeding voor vrijwilligersactiviteiten. 

12. Wijziging van het huishoudelijk reglement 

Een wijziging aan het huishoudelijk reglement kan ten allen tijde gebeuren conform de regels van besluitvorming (zie artikel 9). 

Datum van goedkeuring door de ouderraad: 

Handtekeningen en naam van het bestuur 

 

Voorzitter - Ondervoorzitters - Secretaris - Penningmeester - VCOV-afgevaardigde